Cel imprezy firmowej
Zaczynamy od ważnej, lecz na szczęście łatwej kwestii – po co właściwie organizujemy imprezę firmową? Opcji jest wiele: od tradycyjnej Wigilii firmowej czy innego spotkania świątecznego, przez świętowanie konkretnych wydarzeń, np. wprowadzenia nowego produktu na rynek, aż po półformalne spotkania, by po prostu pogadać w miłej atmosferze. W rzeczywistości jednak wszystkie powody łączy jedna cecha – imprezy firmowe integrują pracowników, pozwalają poznać się z nieco innej, mniej oficjalnej strony. Dlatego też ważne jest, by na imprezie wszyscy czuli się dobrze – by nie były to kolejne obowiązkowe spotkania firmowe (niemalże nadgodziny), ale momenty, gdy pracownicy odczuwają, że są ważną i mile widzianą częścią zespołu.
Określenie celu imprezy jest ważne z prozaicznych powodów – znając cel, możemy określić potrzeby, jakie musi spełnić wybrana lokalizacja i niektóre dodatkowe elementy, które musimy zapewnić (np. świąteczny wystrój, paczki PR-owe, gadżety firmowe, etc.).
Styl imprezy firmowej
Firmowe imprezy mogą mieć różne style, w zależności od celu i gustów uczestników. Inaczej podejdziemy do imprezy celebrującej wysokie wyniki firmy, na której prezes wszystkich prezesów podczas uroczystej gali będzie odznaczał czołowych pracowników złotymi medalami, inaczej do kolacji firmowej po szkoleniu, a inaczej do luźnego spotkania integracyjnego nowego zespołu.
Styl zależy także od specyfiki firmy oraz charakterów członków zespołu – jeżeli w firmie panują kontakty oficjalne, lepiej postawić na eleganckie przyjęcie. Jeżeli zaś podchodzicie do siebie na luzie i działacie na zasadach kumpelskich, można spotkać się w mniej oficjalnych warunkach.
Pomyśl o potrzebach
Jeżeli już w miarę wiemy, co chcemy zorganizować i jak mniej więcej ma to wyglądać, pomyślmy o potrzebach – jakie elementy musimy zapewnić, by impreza się udała i goście wyszli zadowoleni. Na tym etapie nie musisz jeszcze myśleć nad szczegółami, chodzi o założenia. Np. impreza firmowa ma odbyć się w Warszawie, ponieważ tutaj znajduje się główna siedziba firmy. W hotelu lub restauracji, abyś nie musiał myśleć o wystroju, cateringu czy obsłudze podczas wydarzenia. Dobrze, by był zapewniony parking, aby goście nie musieli krążyć w poszukiwaniu miejsca. A może warto zapewnić transport i np. wynająć busa lub zapewnić taksówki? Czy impreza firmowa ma mieć postać dłuższej kolacji z alkoholem? Jeżeli tak, przyda się nocleg na miejscu. A może zapraszasz kontrahentów, którzy specjalnie przylecą do Warszawy i trzeba będzie zapewnić im dowóz z lotniska?
Kiedy określisz potrzeby, będziesz mógł zastanowić się nad obiektem, który spełni je wszystkie. Np. Arche Hotel Puławska Residence zapewnia:
· Doskonałe położenie i dojazd – 5 min od zjazdu z nowo oddanej, Południowej Obwodnicy Warszawy
· 10 minut od Lotniska Chopina
· Doskonałą kuchnię Oliwii Bernady z TOP CHEF – z nową i wegetariańską kuchnią
· Podziemny parking na ponad 100 aut ze stacją do ładowania pojazdów elektrycznych
· 40 miejsc garażu naziemnego,
· Bazę hotelową
· Sale konferencyjne oraz sale bankietowe
· kompleksową organizację imprez
Oszacuj budżet
Dlaczego ten punkt stawiamy dopiero teraz? Ponieważ aby oszacować budżet, trzeba najpierw wiedzieć, co chcemy zrobić, co musimy zapewnić i ile mniej więcej to kosztuje. Budżet zależy także od liczby gości – więc na tym etapie musimy ogólnie określić, ile osób chcemy zaprosić. To jest też moment, gdy decydujemy czy zapewniamy uczestnikom jakieś dodatkowe atrakcje.
Zorientuj się w cenach i stwórz sobie ramowy kosztorys. Zarezerwuj część budżetu na nieprzewidziane wydatki. Szukaj promocji – często jest tak, że pakiety dla uczestników imprez firmowych są tańsze: np. u nas przy organizacji eventu otrzymasz min. 20% zniżki na salę szkoleniową.
Miejsce i czas
Czasami wiemy, kiedy ma odbyć się impreza firmowa (bo np. tego dnia produkt wychodzi na rynek bądź wypada jubileusz firmy), a czasami o terminie musimy pomyśleć sami. Zasada jest prosta: konferencje, kongresy, szkolenia urządzamy w tygodniu (wtorek, środa, czwartek), a imprezy integracyjne w piątki i w weekend.
Przy wyborze terminu trzeba zadbać, by nie był to „gorący okres” w życiu firmy i by tuż po imprezie nie wypadały ważne spotkania lub deadline na oddanie raportu rocznego.
Wyspecjalizowane obiekty często mają sezonowe oferty imprez firmowych (np. nasze Jesienne Spotkania lub oferta wigilijna).
Wybór miejsca zależy od wcześniej określonych celów i potrzeb. Jeżeli impreza firmowa ma mieć formę dłuższej kolacji albo część gości dojeżdża z daleka, należy pomyśleć o miejscu z noclegiem. Jeżeli zaś myślisz raczej o zespołowym, luźnym spotkaniu – wystarczyć może restauracja (np. nasza ArcheVita, gdzie zorganizujesz zarówno bankiet, jak i niezobowiązujące spotkanie). Warto też zastanowić się, czy wybrane miejsce oferuje urozmaicone i zwyczajnie smaczne menu (u nas jest to kuchnia Oliwii Bernady z TOP CHEF) oraz czy na firmowej imprezie będzie alkohol, czy nie.
Goście, goście
Pora określić, kogo konkretnie zapraszamy – całe zespoły, osoby na wybranych stanowiskach? Czy w imprezie firmowej mają wziąć udział także kontrahenci i osoby z zagranicznych filii firmy? Jeżeli firma jest mała, sporządzenie listy gości nie powinno być problemem, jeżeli pracuje tam więcej osób, zabierze to więcej czasu i niezbędna może okazać się pomoc koordynatorów działów.
Po sporządzeniu listy gości na event firmowy warto wstępnie zorientować się, ile osób jest chętnych, bo od tego w dużej mierze zależą koszty. Można dopytać o specjalne potrzeby zaproszonych – może ktoś jest weganinem, potrzebuje transportu lub oddzielnego pokoju do nakarmienia dziecka.
Atrakcje na imprezie firmowej
Mamy miejsce, czas, a nawet listę gości. Pora na ustalenie szczegółów. Czy na imprezie będą dostępne jakieś atrakcje? A może przed firmowym spotkaniem zaprosisz współpracowników na warsztaty ceramiczne, cukiernicze lub malarskie? Nawet jeśli nie grzeszycie talentami manualnymi, chodzi o świetną zabawę i zrobienie wspólnie czegoś nowego, co zintegruje firmę i zapadnie w pamięci.
W Puławska Residence oferujemy warsztaty integracyjne dla firm. Realizują one jednocześnie ideę CSR, czyli społecznej odpowiedzialności biznesu. Warsztaty organizujemy wraz z Fundacją Leny Grochowskiej i przyświeca im idea, by uczestnicy mogli wynieść z nich nie tylko dobrą zabawę, ale też coś więcej.
Jest to oferta:
· warsztatów ceramicznych z profesjonalnym instruktorem (lepienie z gliny, zatapianie roślin i wypalanie w piecu),
· wyrabianie drożdżówek z sezonowymi owocami w profesjonalnej, otwartej przestrzeni piekarniczej,
· warsztaty malarskie, które poprowadzą Niepełnosprawni Pracownicy Fundacji.
Można też pomyśleć o atrakcjach podczas samej firmowej imprezy, np. pokaz sztucznych ogni czy występ artystyczny. Nie zapomnijmy też o najważniejszej atrakcji – jeżeli jest to większa impreza jak jubileusz, to prezes firmy może zechcieć (a nawet powinien) wygłosić krótsze lub dłuższe przemówienie. Warto uwzględnić ten punkt w planie imprezy i wyznaczyć odpowiednie miejsce.
I w końcu być może macie gadżety firmowe albo paczki PR-owe, które będzie można wykorzystać przy tej okazji.
Przebieg imprezy
Co, jak, gdzie, kiedy? Ty jesteś osobą, która powinna to wiedzieć. Dlatego, aby nie stracić głowy, zaplanuj sobie przebieg imprezy. Niewielkie spotkania odbędą się bez spisanej listy, ale w przypadku większych eventów powinieneś siąść nad kartką i wszystko porządnie rozplanować. Kto przywozi jakich gości, kiedy zaczyna się impreza, o której podawany będzie obiad, jak przekażesz gościom klucze do pokoi... Nie zostawiaj niczego przypadkowi, to ograniczysz stres.
W przypadku niektórych wydarzeń warto udostępnić taki ramowy plan imprezy zaproszonym gościom.
Dobra komunikacja
Ty wiesz już wszystko, ale co wiedzą zaproszeni? Na pewnym etapie trzeba zebrać wszystkie potrzebne informacje o imprezie i przesłać je kanałem wewnętrznym do wszystkich zainteresowanych. Możesz do tego użyć maila, firmowego newslettera lub komunikatorów. Warto przekazać taką informację także ustnie (np. podczas zebrania), jednak zadbaj, by zainteresowani mieli wszystko na piśmie. Wiadomo – z głowy może wypaść wiele rzeczy, np. nazwa i adres restauracji :)
Komunikuj się w sposób jasny, przejrzysty i odpowiednio wcześniej. Nikt nie lubi dowiadywać się o imprezie firmowej dzień przed. Zadbaj, żeby zaproszenia dotarły też do osób z zewnątrz (jeżeli ich zapraszasz). Jeżeli organizujesz przyjęcie firmowe w restauracji, poproś o potwierdzenie przybycia, pomoże Ci to domknąć budżet. Możesz też podać kontakt do osoby, która odpowie gościom na pytania (np. o transport czy nocleg). Daj znać gościom, czego powinni się spodziewać – czy to oficjalny bankiet, czy luźne spotkanie. Jeżeli jeszcze nie dopytałeś o preferencje żywieniowe, to jest ostatni dzwonek.
Na kilka dni przed wydarzeniem przypomnij o nim, by nie okazało się, że ktoś pomylił termin lub miejsce.
Przygotuj się na niespodzianki
Spodziewaj się niespodziewanego. Jeżeli zaplanujesz atrakcje pod gołym niebem, może lunąć deszcz, kierowca, który ma przywieźć gościa z lotniska, może się rozchorować, a pociąg może się spóźnić. Co wtedy? Spokojnie, pomyśl wcześniej o planie B i pamiętaj – potknięcia zdarzają się zawsze. Dlatego ważne, by goście mieli do Ciebie kontakt (i wzajemnie) i by wybierać doświadczonych usługodawców, którzy wiedzą, co robić, gdy coś się posypie.
Koniec imprezy to... nie koniec imprezy
Poranek po imprezie, spokojnie jecie śniadanie w hotelowej restauracji, rozmawiacie i powoli żegnacie. Uff, to koniec... otóż nie. Ale bez obaw, teraz będzie łatwiej :)
W niektórych przypadkach dobrze jest wysłać maila z podziękowaniami za uczestnictwo w imprezie. W przypadku większych wydarzeń i imprez o charakterze promocyjnym warto wrzucić zdjęcia z eventu na firmowe social media (oczywiście zdjęcia wykonane przez zawodowego fotografa), ponieważ to buduje pozytywny wizerunek firmy. Co więcej, fotografie z jubileuszu mogą zawisnąć np. na ścianie w biurze.