Niedroga sala konferencyjna, sale szkoleniowe, a może centrum konferencyjne?
Największy wpływ na to, jaki typ obiektu spełni nasze oczekiwania i czy będzie nam potrzebne centrum konferencyjne, czy może wystarczy dobrze wyposażona sala konferencyjna, ma skala organizowanego przedsięwzięcia. W Warszawie nie brak jednak obiektów konferencyjnych spełniających różne wymagania organizacyjne. Stolica w swojej ofercie ma zarówno hotele konferencyjne, centra konferencyjne oraz wiele obiektów hotelowych, oferujących pełen zakres usług.
Zarówno w ścisłym centrum miasta, jak i nieco dalej znajdziemy hotele konferencyjne zapewniające sale, w których dominuje zarówno światło dzienne, jak i takie umożliwiające zaciemnienie sali. Znajdziemy obiekty konferencyjne zapewniające elastyczne ustawienie sal konferencyjnych, zależnie od tego, czy potrzebne będą sale szkoleniowe, czy sale przystosowane na potrzeby spotkań biznesowych. Bez wątpienia w Warszawie z łatwością znajdziemy obiekty konferencyjne posiadające sale konferencyjne zapewniające niezbędny sprzęt konferencyjny, nagłośnienie stacjonarne, czy klimatyzację.
Poszukując jednak odpowiedzi na pytanie: jak wygląda dobra sala konferencyjna Warszawa, wszechwiedzący Google prawdopodobnie nie zaspokoiłby naszej ciekawości. Poszukajmy jej zatem na własną rękę.
Przestrzeń, czyli strefa komfortu
Niezależnie od tego, czy spotkanie ma mieć charakter bankietu, biznesowej narady czy szkolenia, istotna jest przestrzeń. Oczywiście czynnikiem decydującym o wyborze sali konferencyjnej będzie – obok charakteru spotkania – liczba uczestników. W branży mówi się, że aranżacja sal konferencyjnych możliwa jest w trzech podstawowych wariantach: kinowym, szkolnym i „w podkowę”. Wybór układu zależy oczywiście od charakteru spotkania, ale należy pamiętać, że czynnikiem decydującym o dobrym samopoczuciu uczestników spotkania jest przestrzeń osobista.
Warto zadbać o ten detal, konfrontując ofertę z naszymi potrzebami. Sale konferencyjne, w zależności od wybranego układu powinny oddać każdemu uczestnikowi do dyspozycji od jednego metra kwadratowego w układzie kinowym, do ok. 2 metrów kwadratowych przestrzeni osobistej w układzie szkolnym. Jeszcze więcej, bo minimum 2,5 metra powinien mieć do dyspozycji uczestnik konferencji organizowanej wokół stołu (układ typu podkowa).
W zasadzie większość obiektów w Warszawie umożliwia elastyczne ustawienie sal konferencyjnych, zgodnie z wymaganiami klienta. Popularne i chętnie stosowane jest łączenie sal. Niekiedy nawet największa sala konferencyjna może stworzyć w połączeniu z sąsiednią salą konferencyjną naprawdę imponującą przestrzeń dla planowanego wydarzenia. Trzy połączone sale, choćby całkiem niewielkie osobno, mogą istotnie wpłynąć na powiększenie przestrzeni konferencyjnej, spełniając tym samym nasze oczekiwania.
Oświetlenie – reżyser uwagi
Dopełnieniem strefy komfortu tworzonej przez przestrzeń jest światło – najlepiej światło dzienne. Hotele konferencyjne w Warszawie oferują różne możliwości w tym zakresie. Właściwe zarządzanie oświetleniem pozwoli nie tylko stworzyć odpowiednią atmosferę spotkania. Organizacja konferencji w sali z dużą ilością światła (najlepiej, gdyby to było światło dzienne) spowoduje, że uczestnicy będą mogli skoncentrować się na poruszanych zagadnieniach i dłużej skupić na nich swoją uwagę. Półmrok lub choćby cień nie zbudują odpowiedniego klimatu do przyswajania wiedzy i nowych pojęć, wie o tym każdy student. Z kolei mechaniczne zaciemnienie sali konferencyjnej pozwoli w pełni wykorzystać możliwości sprzętu multimedialnego takiego jak projektor czy rzutnik.
Multimedialne wyposażenie sali
Czasy szkoleń wygłaszanych monotonnym głosem przez prelegenta, szczęśliwie już minęły. Dziś rządzą multimedia. Nowoczesne sale konferencyjne wyposażone odpowiedni w sprzęt konferencyjny, w tym wydajne nagłośnienie stacjonarne, stanowi solidną podstawę naszego sukcesu organizacyjnego. Dobra sala zapewnia możliwość połączenia z szybkim i niezawodnym internetem oraz udostępnia „gadżety”, które pozwolą pobudzić wszystkie zmysły uczestników konferencji.
Firma zainteresowana wynajmem sali szkoleniowej, zwłaszcza nowoczesnej sali szkoleniowej, powinna upewnić się, że na jej wyposażeniu jest: rzutnik, projektor, ekran, wielkoformatowy monitor LCD i flipchart. Oczywiście sprzęt konferencyjny powinien być optymalnie dobrany pod względem wydajności – jeden będzie musiał zaspokoić potrzeby dużej sali szkoleniowej, inny zostanie wykorzystany podczas spotkań biznesowych.
Nowoczesne sale konferencyjne zapewniają uczestnikom możliwość podłączenia się do listwy zasilania z różnych miejsc. Przy organizacji dużych spotkań z wykorzystaniem wielkopowierzchniowych sal konferencyjnych równie ważne (jeśli nie kluczowe), może okazać się nagłośnienie. Każdy uczestnik, w dowolnym miejscu sali powinien bez trudności słyszeć prelegenta. W tym miejscu warto zwrócić uwagę czy sala konferencyjna ma nagłośnienie stacjonarne, czy dysponuje jedynie nagłośnieniem przenośnym. Dobrej jakości nagłośnienie stacjonarne z reguły pełniej pokrywa przestrzeń, zapewniając doskonałe warunki akustyczne.
Klimatyzacja – zadbaj o atmosferę
Zdecydowanie należy szukać tylko klimatyzowanych sal. Dyskretny, ale wydajny system wymiany powietrza jest niezbędny do tego, aby warunki spotkania sprzyjały skupieniu uwagi. Warto sprawdzić, jak rozlokowane są nawiewy i czy system sterowania jest sprawny – początkowa radość z chłodu w upalny dzień, potrafi szybko zmienić się w koszmar, gdy 18-stopniowy wiaterek wieje nam po plecach przez kilka godzin. Skoro już mamy płacić za komfort, nic nie szkodzi zapytać, kiedy ostatnio serwisowano (dezynfekcja) system i jaka jest jego wydajność.
Przestrzeń dodatkowa
Uzupełnieniem komfortowej sali konferencyjnej jest infrastruktura uzupełniająca, czyli odpowiednio wyposażone miejsca, w których można wypić kawę, skorzystać z cateringu, czy zapalić papierosa. Niektóre obiekty nie oferują dodatkowego foyer i wówczas taka przestrzeń musi zostać wygospodarowana z dostępnej powierzchni. Warto wiedzieć, czy mała sala konferencyjna ma możliwość połączenia z sąsiednią salą konferencyjną i stworzenia w ten sposób jednej sali, - zapewniającej większą przestrzeń. Z kolei często największa sala konferencyjna może zostać podzielona na mniejsze sale, z których część może służyć do organizacji spotkań biznesowych, a inne mogą być wykorzystane jako sale szkoleniowe. W takim przypadku warto upewnić się, że przesuwne ścianki działowe są dźwiękoszczelne.
Istotnym udogodnieniem, zwłaszcza w sytuacji, gdy konferencja jest przewidziana na co najmniej dwa dni, jest możliwość skorzystania z pełnej bazy hotelowej – pokojów gościnnych, restauracji, basenu czy siłowni. Organizowanie konferencji i zakwaterowania w różnych obiektach nastręczy organizatorom wielu niepotrzebnych trudności, takich choćby jak konieczność zapewnienia transportu, co przeważnie wymusza korekty czasowe planu konferencji. Warto trochę poszukać i znaleźć obiekt hotelowy, w którym się taka sala konferencyjna znajduje.
Peryferia czy centrum Warszawy
Tak, jak w przypadku każdej nieruchomości o jej atrakcyjności decyduje przede wszystkim lokalizacja. Oczywiście osoba, która szuka sali konferencyjnej, musi uwzględnić wiele czynników, jak choćby: liczba sal, jaką oferują poszczególne obiekty konferencyjne, potrzeba połączenia szkolenia z ofertą kulturalną, zagospodarowanie czasu wolnego, związek tematyczny konferencji z miejscem, etc. Czasami czynnikiem decydującym będzie to, jaką pojemność ma największa sala konferencyjna. Innym razem zadecyduje sprzęt konferencyjny albo to, czy dostępne jest zaciemnienie sali, lub to czy sala ma możliwość połączenia z sąsiednią salą.
Jednak co do zasady należy się zgodzić, że najważniejsze będzie to, czy obiekt znajduje się w miejscu zapewniającym dogodny dojazd, uwzględniając przy tym zarówno potrzeby osób korzystających z własnego transportu, jak i tych, którzy poruszają się transportem publicznym. Atutem dobrej sali konferencyjnej będzie niewątpliwie lokalizacja blisko węzłów komunikacyjnych, obwodnic i lotnisk. Co istotne, musi jednocześnie zapewniać dogodne połączenia komunikacją miejską z dworcami kolejowymi, autobusowymi oraz z centrum miasta. W Warszawie jako jedynym mieście w Polsce funkcjonuje metro, które jest niezwykle szybkim środkiem transportu, bardzo chętnie wykorzystywanym przez mieszkańców stolicy.
Warto też pamiętać o rzeczy tyleż oczywistej, co łatwej do przeoczenia – odpowiedniej liczbie miejsc parkingowych. Warto wiedzieć czym dysponuje obiekt hotelowy i jaka jest przewidywana liczba zmotoryzowanych uczestników konferencji. Może warto dopisać zdanie, na temat stacji ładowania samochodów elektrycznych? To również niewątpliwy atut – mamy coraz więcej gości, którzy z niej korzystają.
Organizacja konferencji w Warszawie
Interesując się ofertą sal konferencyjnych w Warszawie, z łatwością znajdziemy bogatą propozycję obiektów hotelowych, umożliwiających wynajęcie odpowiedniej sali konferencyjnej. Do dyspozycji są zarówno typowe sale szkoleniowe, duże centra konferencyjne, jak i nowoczesne sale konferencyjne umożliwiające organizowanie spotkań biznesowych dla wymagających klientów. Duża liczba obiektów hotelowych zlokalizowana jest w samym sercu Warszawy. Inne, mimo że znajdują się poza centrum Warszawy, oferują doskonale wyposażone sale konferencyjne, sprzęt konferencyjny z górnej półki, w tym multimedia czy nagłośnienie stacjonarne. To wszystko powoduje, że wybór odpowiedniej sali konferencyjnej w Warszawie po wpisaniu do przeglądarki zapytania sala konferencyjna Warszawa pozostaje jedynie kwestią naszego świadomego wyboru.
Organizatorom konferencji polecamy ofertę Hotelu Puławska Residence. Obiekt zlokalizowany przy jednej z głównych arterii stolicy, poza wyśmienitym dojazdem (bliskość węzła obwodnicy miasta, lotnisko im. Fryderyka Chopina) jest doskonale skomunikowany z centrum miasta, w tym z Dworcem Centralnym. Oferuje nowoczesne i elastycznie dostosowane do potrzeb sale konferencyjne z całym niezbędnym zapleczem technicznym o łącznej powierzchni 450 metrów kwadratowych. Do dyspozycji jest 400 miejsc w pokojach, restauracja z wyśmienitą, autorską kuchnią oraz parking dla 104 pojazdów.
