Spotkanie biznesowe, szkolenie, warsztaty czy wykład — wspólnym mianownikiem powodzenia takiego wydarzenia jest wybór odpowiedniej sali konferencyjnej. Wpływa on zarówno na komfort prowadzenia spotkania, jak i odbiór przez uczestników.
Na co należy zwrócić uwagę przy wyborze sali konferencyjnej w pierwszej kolejności?
Powierzchnia, a ustawienie sali konferencyjnej
Wyróżniamy kilka rodzajów ustawienia:
- Teatralne/kinowe – ustawienie, w którym w sali szkoleniowej znajdują się wyłącznie krzesła dla uczestników. Przyjmuje się, że na 1 osobę przeznacza się 1,1m2 (jeśli nie obowiązują inne obostrzenia). W związku z tym, jeżeli chcemy zorganizować konferencję dla 100 uczestników, powinna nam wystarczyć sala o powierzchni 110 m2.
- Szkolne/klasowe – ustawienie stosowane głównie przy organizacji warsztatów, w których uczestnicy korzystają np. ze swoich komputerów. Uczestnicy spotkania mogą poczuć się jak w szkole a powierzchnia do przeprowadzenia takich warsztatów, przy zachowaniu odległości między stolikami, powinna być większa, niż w ustawieniu teatralnym. Zakłada się w takim wypadku 1,7 m2 na osobę, zatem w sali konferencyjnej o powierzchni 100 można2 ustawić 58 miejsc.
- Wspólny stół lub tzw. podkowa – takie ustawienie sali konferencyjnej sprawdza się nie tylko przy okazji warsztatów, ale również zebrań czy walnych zgromadzeń. Podobnie jak w ustawieniu szkolnym, dla większego komfortu uczestników, potrzebujemy większej przestrzeni. Tutaj przelicznik na 1 osobę to 2,5 m2 . W związku z tym, w sali o powierzchni 100 m2, będziemy mogli ugościć 40 uczestników.
Powyższe ustawienia i przeliczniki możemy brać pod uwagę, jeśli w sali na konferencje nie potrzebujemy dodatkowej przestrzeni na scenę/scenografię lub ustawienie w niej przerw na kawę dla uczestników. W przeciwnym wypadku będziemy potrzebować odpowiednio większych sal, aby komfortowo ugościć wszystkich uczestników wraz z odpowiednim, dodatkowym wyposażeniem Sali.
Dostęp do światła dziennego – jest to kolejny element, na który warto zwrócić uwagę przy wyborze sali konferencyjnej. Oczywiście w przypadku organizacji wieczornego bankietu czy uroczystej kolacji taki wymóg nie będzie istotny. Jednakże w ciągu dnia, dobrze, aby sala szkoleniowa taki dostęp do światła dziennego miała. W dużej mierze wpłynie to na komfort uczestników oraz prowadzącego.
Lokalizacja – ważne, aby dojazd do sali konferencyjnej był szybki i komfortowy. Dla uczestników podróżujących własnym transportem najlepiej sprawdzają się lokalizacje tuż przy zjazdach z głównych arterii, aby uniknąć miejskich korków. Bliska odległość od lotniska ma duże znaczenie dla gości zagranicznych, którzy szybko chcą się dostać na salę konferencyjną. Dojazd komunikacją miejską z centrum miasta? Czemu nie! Pod warunkiem że do sali konferencyjnej można dojechać bez dodatkowych przesiadek.
Jeśli chcesz zorganizować szkolenie lub poszukujesz Sali na konferencję, zapraszam Cię do kontaktu, chętnie przygotuję ofertę na Twoje wydarzenie.
Arkadiusz Roś
Kierownik Działu Sprzedaży, tel. +48 533 923 903, aros@arche.pl
Arkadiusz Roś – posiada wieloletnią praktykę w obszarze projektowania eventów, konferencji i targów. Doświadczenie w obszarze sprzedaży i koordynowania wydarzeń zdobywał m.in. w Harvard Business Review, agencji Evention oraz Kolekcji Hoteli Arche. Od dwóch lat zajmuje się organizacją konferencji w Arche Hotelu Puławska Residence. Od stycznia 2022 roku jest Kierownikiem Działu Sprzedaży.